به راستی برنامه ریزی چیست؟ چرا اهمیت دارد؟ اصول آن کدامند؟ اینها سوالاتی است که همواره افراد را احاطه می کند. اساساً یکی از تفاوت های اساسی میان انسان و حیوان این است که حیوان فقط در زمان حال زندگی می کند ولی انسان در سه زمان: گذشته، حال و آینده.
برای آدمی گذشته محل تجارب است، حال منزلگاه تصمیم گیری است و آینده سکوی رشد و ارتقا.
انسان با تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، دست به برنامه ریزی زمان حال میزند و آینده را رقم می زند و اگر اینکار را نکند در یک زندگی خطی به سر می برد و اصطلاحاً گفته می شود اگر آدمی دست به تجزیه و تحلیل خود و برنامه هایش نزند هم تجزیه می شود و هم به تحلیل می رود.
امروزه متاسفانه به علت دغدغه های زندگی تعداد بسیار کمی از مردم احساس می کنند وقت کافی در اختیار دارند و همه از کمبود وقت می نالند. طبق تخمین ها و برآوردهای انجام شده، حدود 30 الی 40 درصد توان انسان ها به کار گرفته می شود و محاسبات نشان می دهد که افراد 60 درصد زندگی کاری خود را هدر می دهند و بیشتر وقت ها، انرژی ها، توانایی ها و استعدادها به هدر می روند، چون شناخت کافی وجود ندارد.
این حالت خوش بینانه مسئله است چرا که یک نظریه دیگر می گوید که آدم ها هر اندازه هم از وقت، توان ذهنی، استعدادهای خدادای و هوش و قوای ذهنی خود تا آخر عمر استفاده نمایند و تا حد انسان های جاویدانی مثل ابن سینا، فارابی، ادیسون، داوینچی، ویلیام جیمز، رازی و حافظ بالا بروند تنها 4% الی 6% قوای خود استفاده نموده اند و نهایتاً با 94% الی 96% توان استفاده نشده، دار فانی را وداع می گویند. از طرفی نیز هدف ها روشن نیست و برنامه ریزی ها و اولویت گذاری ها دقیق نمی باشد و عامل بسیاری ازبلاتکلیفی ها و سردرگمی ها در زندگی فقدان مهارت اولویت گذاری در اهداف و زندگی است.
استفاده از سرمایه عمر
استفاده بهینه و بهتر از «زمان» که هم محدود و هم بسیار ارزشمند است، تنها از طریق برنامه ریزی و «مدیریت زمان» که هوشیارانه، مستمر و پایدار تدوین شده باشد، فراهم می شود. مدیریت زمان که در واقع همان برنامه ریزی است به معنای تسلط و کنترل بر فرصت ها و جهت دادن به فعالیت هاست.
برنامه ریزی فرصت ها
برای طراحی برنامه مناسب جهت استفاده از فرصت ها لازم است که هر فرد شبانه روز خود را به سه بخش تقسیم نماید:
- بخش اول: صبح تا ظهر
- بخش دوم: بعد از ظهر
- بخش سوم: شب
بهتر است هر کدام از این بخش ها را دو قسمت کرد و هر قسمت را به فعالیت های دو ساعته تقسیم کرد. بهتر است فعالیت های (علمی، اجرایی، شغلی و تفریحی) خود را در قالب این زمان ها تعریف کنیم و هر قسمت را بین یک الی یک و نیم ساعت و حداکثر تمام شش قسمت را در 9 ساعت تقسیم نماییم. افراد شاغل یا در حال تحصیل ممکن است کل صبح یا بعد از ظهر به شغل و تحصیل خود اختصاص دهند. آنها روی وقت باقیمانده می توانند برنامه ریزی نمایند.
با این تقسیم بندی ما در هر هفته می توانیم 42 قاب زمان را احیا کنیم و فعالیت های خود را در قالب آن تعریف کنیم و اگر این قاب ها یک ساعتی باشند، باز در هر شبانه روز 18 ساعت ار 24 ساعت آزاد خواهد ماند؛ یعنی با احتساب اینکه 2 ساعت صبح، 2 ساعت عصر و 2 ساعت شب را برای فعالیت های علمی، پژوهشیخارج کرده باشیم، باقیمانده هر روز 18 ساعت و در هفته 126 ساعت آزاد خواهد ماند. لذا می بینیم که در هفته، چقدر ما زمان را قربانی و فدا کرده ایم و این یعنی ذبح زمان، یعنی نابودی فرصت ها.
افق شناسی در مهارت برنامه ریزی
متخصصان برنامه ریزی می گویند؛ نگرش انسان نسبت به آینده از زاویه سه افق صورت می گیرد:
افق باز
افق باز ضامن مانور فکری آدمی نسبت به مصالح و مسائل پیرامونی و یکی از عوامل دوری آدمی از اندیشه های محدود و برنامه های جزیی نگر است. هر انسانی که از افق باز بهره مند است در برابر معادلات زندگی به صورت خطی نمی اندیشد بلکه نگرش او حالت شبکه ای و گسترده دارد و راه حل های مختلف را فقط از زاویه یک راه نمی بیند و به اصطلاح پژوهشگران، به ورطه تک سبب بینی نمی افتد. لذا راه های مختلف را آزمایش می کند. افق باز روش موثری در نگرش است و در همه فعالیت های هدفمند به کار می آید.
افق دور
یکی از خصلت های ممتاز انسان، خصلت دور اندیشی است. افق دور در نگاه در نگاه و نگرش آدمی، ضامن شفاف شدن ابهامات آینده است و تصمیمات آتی را رقم می زند. افراد دور اندیش در مقایشه با دیگران، تصویری شفاف تر در مسائل، رفتارها، عکس العملها، رویدادها و اتفاقات دارند.
افق روشن
بهره مندی انسان از زوایه روشن و کم ابهام، با استفاده از دو افق قبلی میسر است. افق روشن محصول دو افق دور و باز است. افق روشن، میوه انسان در اصل برنامه ریزی صحیح، سریع و بهینه و کارآمد برای آینده درحال اتفاق است. محصول این سه اتفاق بحث شناخت است. بنابراین سه افق اساسی برنامه ریزی عبارت است از:
- خودشناسی
- جهت بخشی فعالیت ها
- بهبود کیفیت زندگی در ظرف زمان
تا شناخت موجود نباشد، ضمانتی برای آینده وجود ندارد. میتوان آینده را به زمان حال منتقل نمود، یعنی می توان زمینه ساختن پله های آینده را در زمان حال بررسی نمود و آنها را شکل داد.
ویژگی زمان در مقایسه با سایر عوامل
- زمان از محدود واژه هایی است که خداوند در قرآن به آن قسم یاد کرده است.
- همه به طور یکسان از زمان بهره مند هستند.
- قابل خریدن نیست.
- اگر تلف شود، قابل جایگزینی نیست.
- نمیتوان آن را برای آینده ذخیره کرد.
- تهیه آن نیازی به سرمایه گذاری ندارد.
نتایج مدیریت و برنامه ریزی صحیح زمان
- استفاده کارآمد و اثر بخش از وقت
- فرصت بیشتر برای کارهای مهم و ضروری
- تقویت مهارت تفویض و اختیار
- فراهم کردن زمینه رشد کارکنان
- افزایش احتمالی دستیابی به اهداف
- افزایش اثر بخشی و بهره وری
