بدون اغراق، از جمله عوامل مؤثر و تاثیر گذار برای نائل شدن به موفقیت های شغلی یا تحصیلی، مدیریت زمان می باشد. همچنین مدیریت زمان در پیشبرد اهداف شخصی نیز نقش کلیدی و حائز اهمیتی را ایفا می نماید. استفاده بهینه از زمان علاوه بر به پایان رساندن کارهای بیشتر در زمان کمتر، راندمان و بازده کاری را نیز به میزان قابل توجهی افزایش می دهد.
در عصر حاضر و متاثر از زندگی پر مشغله امروزی، استفاده درست و مناسب از زمان، از اهمیت بسزایی برخوردار می باشد. بر همین اساس، چنانچه فرد نتواند زمان خود را به شیوه درست و مناسب مدیریت نماید، علاوه بر کاهش راندمان کاری، استرس و اضطراب نیز خودنمایی می کند. اگرچه در طول شبانه روز زمان کافی و مناسب برای انجام همه کارها به نحو مطلوب موجود نمی باشد، با این حال عده ای از افراد هستند که از بازده و کارایی بسیار بالایی در مقایسه با دیگران بهره مند می باشند.
دلیل اصلی این امر، مدیریت و استفاده بهینه و درست از زمان نهفته تلقی می شود. با نگاه به زندگی افراد موفق در می یابیم که زمان در زندگی این دسته افراد، از مؤلفه های بسیار مهم و حائز اهمیت به شمار می آید. بر همین اساس، علاوه بر مدیریت زمان خود به طرز استثنایی، آن را بسیار ارزشمند و مغتنم می شمارند.
معنا و مفهوم مدیریت زمان
مدیریت زمان، انجام فعالیت های خاص در پرتو برنامه ریزی و نظم بخشیدن، به منظور تعیین چگونگی تقسیم زمان محسوب می شود. استفاده بهینه از زمان، قابلیت کار کردن هوشمندانه و مطلوب تر را برای فرد امکان پذیر می سازد.
بسیاری از افراد معتقدند که همیشه مشغول بودن، راهکار مناسبی برای انجام بهینه و مطلوب همه کارها می باشد. غافل از اینکه همیشه مشغول بودن همواره به معنای مؤثر بودن نمی باشد. به طور کلی، برای انجام مناسب کارها و استفاده بهینه از زمان، برنامه ریزی و نظم داشتن، از درجه اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. بدون در نظر گرفتن این مؤلفه ها حتی با وجود سخت تر کار کردن، نتیجه مورد نظر حاصل نمی شود. بر همین اساس و به منظور افزایش بازده کاری و رسیدن به نتایج دلخواه خود، مدیریت زمان راهکار مناسب و راهگشایی به شمار می رود.
مدیریت زمان به جای معطوف شدن بر روی فعالیت ها، بر روی نتایج متمرکز می شود. به طور کلی، برای انجام بهینه و مطلوب هر کاری، استفاده از حداکثر بازدهی فرد در کنار استفاده بهینه از زمان بیش از پیش ضرورت و اهمیت می یابد. از سوی دیگر، حفظ تمرکز و توجه در کارها نیز بسیار مهم و حائز اهمیت تلقی می گردد. بر همین اساس و به منظور برآورده ساختن این نیازها، مدیریت زمان گزینه کاربردی و کارآمدی محسوب می شود. در پرتو استفاده بهینه از زمان، علاوه بر به پایان رساندن کارهای بیشتر در مدت زمان کم، کار کردن فرد آسان تر و هوشمندانه تر صورت می گیرد.
مزیت های حائز اهمیت مدیریت زمان
به طور کلی، شیوه انجام فعالیت های خاص به وسیله انجام برنامه ریزی و نظم بخشیدن به زمان، مفهوم مدیریت زمان را تداعی می کند. بر همین اساس، استفاده بهینه از زمان علاوه بر نظم بخشیدن به کارها، سبب کارایی بیشتر و افزایش قابل توجه بهره وری می شود. افزایش بهره وری سبب تسریع شدن روند انجام کارها می گردد.
ذکر این نکته ضروری به نظر می رسد که افزایش بهره وری در هر کاری، از اهداف مهم و اساسی قلمداد می شود. برای رسیدن به این مهم، افراد استفاده از روش های مختلفی را در دستور کار قرار می دهند. مدیریت زمان، یک راهکار اصولی و مناسب در جهت برآورده ساختن نیازهای شکل گرفته در این زمینه به شمار می رود. استرس کمتر، شهرت بیشتر در حرفه خود، امکان خلق فرصت های بیشتر برای پیشرفت و قابلیت رسیدن به اهداف مهم شخصی و کاری، از دیگر مزیت های حائز اهمیت مدیریت زمان تلقی می گردد.
نقش تکنیک پومودورو در مدیریت زمان
یکی از رایج ترین تکنیک های مورد استفاده در مدیریت زمان، تکنیک پومودورو می باشد. مبنای تکنیک پومودورو بر روی حفظ تمرکز و توجه معطوف شده است و به منظور استفاده بهینه از زمان و بهره بردن از حداکثر بازدهی فردی شکل گرفته است. این روش کاربردی را یک کارآفرین موفق به نام فرانچسکو سیریلو ابداع کرد. سیریلو زمانی که تحصیلات خود را در مقطع دانشگاهی ادامه می داد، برای دنبال کردن اهداف تحصیلی خود، تکنیک پومودورو را مورد استفاده قرار داد. بر اساس این تکنیک هنگامی که فرد زمان محدود را برای تکلیف و فعالیت های خود در نظر بگیرد، سبب تمرکز بیشتر و عملکرد سریع تر او برای انجام کارها می شود.
در مدیریت زمان از منظر تکنیک پومودورو، به منظور حفظ تمرکز و توجه و پس از 25 دقیقه فعالیت، اختصاص دادن زمانی برای استراحت بسیار حائز اهمیت می باشد. بر این اساس، فرد پس از هر 25 دقیقه فعالیت، مدت زمانی در حدود 5 دقیقه را به استراحت تخصیص می دهد. این فرآیند به مدت 4 مرتبه اجرا شده و پس از آن برای مدت زمان 15 الی 30 دقیقه، فرد استراحت می نماید. سپس همین روند را مجدد تکرار می نماید. برای استفاده بهینه از زمان یا مدیریت زمان، پایبندی به برنامه در این تکنیک بسیار مهم و حائز اهمیت تلقی می شود. همچنین از انجام کارهای متفرقه در هنگام انجام فعالیت اصلی باید اجتناب کرد.
